Gjør avtale med saksbehandler på nett

Fredag ble det satt i drift elektronisk timeavtale for saksbehandlerne ved teknisk avdeling i Tydal kommune. Via kommunens nettside kan du se når den enkelte saksbehandler har ledig tid og du kan legge inn ønsket tid for telefonmøte eller fysisk møte.

-Systemet er nå oppe og går. I første omgang gjelder det for timebestilling til teknisk avdeling, men det er planen at det skal tas i bruk ved flere avdelinger etter hvert, sier tjenestelder Kristin Grytbakk.

Bedre forberedt

På kommunens nettside kan de se hvilke fagområder de forskjellige saksbehandlerne har ansvar for. Der kan du velge ut den rette personen og gjøre avtale direkte med vedkommende.

-Der kan du se når den rette saksbehandleren har anledning til å snakke med deg eller møte deg. Du legger inn ønsket tidspunkt, navn, e-postadresse, telefonnummer og litt om hva saken gjelder. Da har saksbehandleren mulighet til å forberede seg til møtet. Selvsagt kan du ringe som før, men da er det ikke sikkert du får svar på stående fot. Da er det bedre å møte en forberedt saksbehandler, sier Grytbakk.

På denne måten slipper du den fysiske kontakten eller telefonsamtalen i arbeidstiden for å avtale tid for møte.

-I det nye systemet kan du bestille time når det passer deg, hjemmefra eller hvor du måtte befinne deg, 24 timer i døgnet. Når saksbehandleren bekrefter bestillingen er det en avtale, og det kan være på Teams, telefon eller et fysisk møte, sier Grytbakk.

Og skulle du ikke ha tilgang til e-post så lover hun at servicekontoret vil hjelpe deg.

Spare tid og ekstra tur

-Dette vil gjøre det enklere både for saksbehandleren og den som ønsker møte. Mange vil spare tid og kanskje en ekstra tur til rådhuset for å gjøre denne avtalen. Vi håper flest mulig vil ta i bruk systemet og at det vil fungere bra, sier Grytbakk.

Nå skal det prøves ut en periode i teknisk avdeling, før det settes i drift også i andre avdelinnger.

-Vi ser for oss at dette også vil komme til å fungere i nærings- og landbruksavdelingene, sier tjenestelederen.

Noen ganger er det kanskje heller ikke nødvendig med møte.

-Vi ser for oss at en del enkle saker kan løses ved at saksbehandleren svarer på e-post og løser saken der og da. Systemet er for øvrig utprøvd for bestilling av leie av idrettshall og kulturhus, og har fungert greit der, sier Grytbakk.

De som vil bestille time må gjøre dette senest dagen før.

-Det er ikke sikkert saksbehandleren er til stede og kan svare umiddelbart. Det er også den enkelte saksbehandler som styrer tilgjengeligheten i sin kalender. Noen setter av faste dager eller tidsintervall på dagen, mens andre er mer fleksibel, sier Kristin Grytbakk.