Selbu vurderer åpne dokumenter

I mandagens kommunestyremøte stilte Gunnar Olav Balstad (AP) spørsmål til ordførereren om journalførte dokumenter kan åpnes for innsyn.

Gunnar Olav Balstad stilte følgende spørsmål:

Åpenhet i offentlig forvaltning anses som et viktig demokratisk prinsipp. Det betyr bl.a. at publikum skal ha enkel tilgang til saksdokumenter og de politiske beslutninger som fattes. Men åpenhet omfatter også den løpende korrespondansen mellom publikum og kommunen. Omfanget av inn- og utgående dokumenter til og fra kommunen er betydelig, og gir et godt innblikk i at kommunens saksbehandlere ikke bare forbereder saker for politiske beslutninger. Det er mye god saksbehandling som skjer direkte mellom publikum og kommunale etater. Større åpenhet omkring dette vil bidra til trygghet og tillit til kommunal forvaltning.

Kommunens saksdokumenter er per i dag tilgjengelig for innsyn med mindre lov eller forskrift med hjemmel i lov er til hinder for å gi innsyn. Retten til innsyn er hjemla i Offentlighetslova. Innsyn får publikum også via postlista, som inneholder en oversikt over intern og ekstern korrespondanse i kommunen. I dag publiseres ingen tekstdokumenter i postlista, kun registreringene. Postlista er søkbar tre måneder tilbake i tid, og publikum må bestille innsyn i dokumentene. Disse blir da tilsendt via e-post.

Flere kommuner har allerede et system der klikkbare fulltekstdokumenter legges tilgjengelig på postlista. Dette gjelder både inn- og utgående post. Det vil naturligvis ta noen dager fra dokumenter blir journalført til de blir publisert. Dette fordi arkiv og saksbehandlere blant annet må ha noe tid til å vurdere hva som skal unntas offentlighet.

Spørsmål: Vil ordfører ta initiativ slik at Selbu kommune utvikler systemet sitt slik at journalførte dokumenter legges åpne med mindre de er unndratt offentlighet?

Ordføreren er opptatt av åpenhet

Ordfører Ole Morten Balstad (AP) er opptatt av åpenhet og ønsker sterkt å legge til rette for at de som ønsker enklest mulig skal få innsyn i kommunale dokumenter, og svarer: 

   -Vi er nå midt inne i en anskaffelsesprosess av nytt saksbehandlingssystem, eByggesakssystem og møtebehandlingssystem. Dette gjør at vi vil få et mer modernisert saksbehandlingsverktøy.

Fulltekstpublisering av dokumenter har ingen ting med systemet å gjøre. Det er utelukkende et organisasjonsansvar. Vi kan også i dag velge å fulltekstpublisere om organisasjonen er klar for det, men fulltekstpublisering vil i større grad gi saksbehandler et større ansvar.

I det nye systemet er det mulighet for å automatisere gjennomgang av dokumenter for å se om de inneholder personopplysninger som ikke skal offentliggjøres, men det må fremdeles leses igjennom for å passe på at sammenhenger i teksten ikke kan røpe personopplysninger.

I tilknytning til den nye personvernforordningen er det blitt mye strengere enn tidligere i forhold til sanksjoner ved brudd på denne. Som et eksempel på dette kan neves at Oslo kommune av Datatilsynet ble ilagt et overtredelsesgebyr på kr 400 000,- for publisering av dokument med sensitive opplysninger, dette til tross for at dokumentet lå ute i kun fem timer.

«Åpenhet i offentlig forvaltning anses som et viktig demokratisk prinsipp» – noe som også blir ivaretatt i dagens løsning. Dersom funksjonaliteten i det nye saksbehandlingssystemet er slik at enkeltdokumenter kan fulltekstpubliseres, kontra «alt eller ingenting», slik løsningen er i dag, er dette absolutt en mulighet. Hva som blir resultatet for vår kommune vil det bli tatt stilling til i prosessen med implementeringen av det nye systemet.